Jak se připravit na veletrh

11.07.2012 12:04

Dobrou příležitostí, jak prezentovat svou firmu, mohou být oborové veletrhy, na nichž můžete představit svou nabídku novým partnerům a zákazníkům. I v jejich případě ale platí, že pokud má účast přinést výsledky, nesmíte podcenit přípravu.

Mohlo by se zdát, že veletrhy už v dnešní době nejsou tak důležité. Stačí přeci mít dobře zpracované webové stránky se všemi informacemi, rozeslat nabídkové dopisy, domlouvat si osobní prezentace či schůzky a komunikovat na facebooku. Ale právě na veletrzích se mohou s Vaší nabídkou seznámit desítky či stovky zájemců naráz a můžete zde potkat zajímavé partnery, které by se Vám jinak nepodařilo oslovit, nebo kteří by Vám ani nepřišli na mysl. Stále navíc platí, že osobní kontakt je k nezaplacení a veletrh je i důležitou sociální událostí. Řada firem jej bere jako příležitost jednou za rok se sejít se známými z oboru a probrat, co se děje. Také proto byste u toho neměli chybět.

Vyberte správný veletrh

Na druhou stranu, za účast na veletrhu se platí registrační poplatek a ani další náklady nejsou nízké. První otázkou, již je potřeba si položit, tedy je, na který veletrh se vydat, zda se Vám ten který vyplatí. Co od účasti na veletrhu očekáváte? Co by vám měla přinést? Koho na něm chcete potkat? Zjistěte si také co nejvíce informací, zda se dané akce účastní zájemci o Vaše zboží nebo o Vámi poskytované služby.
Může se totiž stát, že zaměření veletrhu sice vaší firmě odpovídá, skladba účastníků ale už ne. Například pokud prodáváte luxusní, drahé zboží a na veletrh jezdí spíš majitelé menších venkovských prodejen, pravdědopobně mnoho partnerů nezískáte. Zapátrejte proto po referencích. Pomoci může i to, pokud si projdete seznamy vystavovatelů z loňských ročníků. Jsou-li mezi nimi firmy, které odpovídají vašemu profilu, je to dobré znamení: pak se dá očekávat, že zákazníci budou relevantní i pro Vás.

Nepodceňujte rozpočet a harmonogram

Informace o tom, kolik stojí registrace a jak postupovat, najdete vždy na webových stránkách veletrhů. Podcenit ale nesmíte ani další přípravu: stanovte si rozpočet, na kolik Vás účast na veletrhu vyjde, a připravte si časový harmonogram. Náklady, které spadají do vašeho marketingového rozpočtu, by měly zahrnovat všechny relevantní položky: výrobu stánku a expozice, ale také cestu na veletrh, ubytování pro představitele firmy, tisk prezentačních materiálů, občerstvení, fotografie... Co se týče harmonogramu, vše plánujte s dostatečným předstihem, ať už jde o zamluvení ubytování (hotely se plní opravdu rychle), výrobu propagačních materiálů nebo zařízení samotného stánku. Harmonogram se snažte dodržovat. Často se totiž objeví nečekané události, které Vás mohou zpozdit. Proto je třeba už od počátku nic nepodcenit.

Vyberte správné místo

Stánek můžete zařídit ve spolupráci s organizátorem veletrhu, popřípadě se specializovanou agenturou. Těch najdete na webu celou řadu. Určitě oslovte více firem a nechte si zpracovat cenovou nabídku, případně i vizualizace.

Podcenit nesmíte především místo, na němž bude stánek stát: měl by být tam, kde budou proudit návštěvníci při svém procházení veletrhem (do odlehlého kouta za Vámi přijdou jen ti, co hledají přímo Vás, čímž se ale ztrácí zásadní přednost veletrhů). Na Vás pak je, zda Vám vyhovuje spíš rohové uspořádání, stánek uprostřed prostoru nebo stánek u zdi. Nebojte se také prezentovat se v blízkosti konkurence. Je pravděpodobné, že právě sem přijde řada potenciálních partnerů či zákazníků, proto je dobré postavit se do jejich blízkosti a snažit se zaujmout.

Vzhled, který reprezentuje

Samotný vzhled stánku je u některých oborů důležitější, u některých méně. Jiné to je na veletrhu elektrotechniky a jiné na módní akci. Vždy ale platí, že by měl odpovídat vaší korporátní identitě a vašemu zaměření. A také, že méně je obvykle více. Není dobré se zahltit velkolepými plány, které vás pak jedině vyčerpají a nebudete schopni je dotáhnout do konce. Tím spíš, pokud jedete na veletrh vystavovat poprvé. Kreativní zpracování byste měli ponechat odborníkům (architektům, studiu, agentuře), Vy byste ale měli jasně vědět, jak by měl stánek působit a co by měl zájemcům okamžitě dávat najevo. S danou agenturou či studiem se poté domluvte, kdy Vám expozici předá a kdo za co odpovídá. Řešit problémy den před zahájením a nevědět, na koho se obrátit, by bylo přílišné riziko.

Nesmí chybět důležití lidé

Na stánku je třeba mít dostatek propagačních materiálů, velké množství vizitek (obvykle zmizí rychleji, než očekáváte), ale také vodu, kávu a malé občerstvení pro případné návštěvníky a partnery k jednání.
Podcenit ale nesmíte především to, kdo na Vašem stánku bude přítomen. Veletrh není jen místem k prezentaci, ale také místem, kde se uzavírají smlouvy, probíhají předběžná jednání, navazují se důležité kontakty. Proto by se veletrhu měly zúčastnit osoby, které ve firmě mají rozhodovací pravomoci, ať už majitel nebo ředitel. Partneři budou chtít okamžitě nastínit možnou spolupráci, ne se jen dozvědět, co firma dělá.
Na druhou stranu, chybět by neměla ani asistentka nebo hostesky. Ve chvíli, kdy si odběhnete ze stánku, mohou rozdávat materiály a poskytovat základní informace. Stejně tak mohou mluvit s dalšími zájemci, pokud máte jednání, nosit občerstvení a podobně. Před prvním veletrhem Vám to možná nepřijde, ale několikadenní veletrh je obrovským vyčerpávajícím maratonem. Obvykle se doporučuje, aby na stánku byli alespoň tři lidé, jde-li o velkou firmu, i více. Co se týče hostesek, ty bývá lepší najmout v místě konání. Vždy je ale třeba je dostatečně „nabriefovat", aby o vaší firmě měly dostatek informací. Sice by měly spíše rozdávat materiály, ale pokud se jich někdo zeptá a ony podají nerelevantní informaci, těžko budete za možným partnerem po veletrhu běhat a vysvětlovat, že věci jsou jinak.
Nebezpečím veletrhů a obdobných akcí totiž je, že šanci často dostanete jen jednou: proto je třeba být na vše připraven a nepodcenit žádný detail.